I många ägarledda bolag sätts nästa års budget i december, mellan bokslutsfrågorna och julledigheten. Då har vårens viktigaste beslut ofta redan tagit form, utan någon ram att pröva dem mot. Därför är oktober en bättre månad för budgetering i ett tillväxtbolag, och det är då vi tar upp nästa års ramar med ägarledda bolag i Stockholm.
Här är varför december är för sent, vad budgeten egentligen ska användas till och fyra steg för att komma igång. Med andra ord: hur budgeten blir ett verktyg för besluten i stället för en sammanställning av dem.
Budgetering i ett tillväxtbolag: december är för sent
För bolag med kalenderår är december en trång månad. Bokslutet närmar sig, frågor om lön och utdelning ska avgöras och kalendern är full av sådant som måste bli klart före jul. Budgeten blir då något som ska göras, inte något som ska användas.
Samtidigt har nästa år redan börjat ta form. Offerterna för våren skickas under hösten. En rekrytering som ska vara klar i mars behöver påbörjas nu. Och investeringen som diskuterats sedan i somras väntar fortfarande på ett beslut.
Görs budgeten först i december beskriver den alltså beslut som redan är fattade. Görs den i oktober finns den där när besluten fattas.
Budgeten är en ram, inte en gissning
Ingen budget slår in exakt, och det är inte heller poängen. Samma sak gäller likviditetsplanen: den är ett beslutsunderlag, inte en prognos. Budgeten fungerar på liknande sätt.
Den säger vad nästa år ska ge och vad det får kosta. När ett nytt beslut dyker upp under året kan det därför prövas mot ramen. Ryms anställningen? Vad måste hända med intäkterna för att investeringen ska bära sig? Vilken kund behöver betala mer för att marginalen ska hålla?
Utan en ram blir varje sådant beslut en egen fråga, och en egen fråga är lätt att skjuta upp. Budgeten finns alltså inte för att förutsäga året. Den finns för att besluten ska bli av.
Beslutet som låg stilla i över ett år
Ett av casen på vår resultatsida är en legotillverkare med omkring 4 miljoner kronor i omsättning och tre anställda. Ägaren hade drivit bolaget själv i sex år och skötte allt, stort som smått.
En investering i en ny maskin hade skjutits upp i över ett år. Den var inte fel. Men ägaren fick aldrig tid och distans att räkna hem den ordentligt, och siffrorna från redovisningen användes till bokslut, inte till beslut.
När bolaget började med Bas togs maskininvesteringen upp redan på första mötet. Den räknades igenom ordentligt och beslutades inom sex veckor. Samtidigt visade marginalbilden att en av de större kunderna gick med förlust, och priset omförhandlades.
Caset handlar inte om en budget. Däremot visar det vad som händer när ett beslut saknar något att prövas mot: det blir liggande. En budget som sätts i oktober ger sådana beslut en plats i tiden, innan de hunnit bli ett år gamla.
Budgetering för tillväxtbolag i Stockholm – fyra steg i oktober
En budget behöver inte vara ett stort dokument. Det som avgör är att den byggs i rätt ordning, och att den går att använda när besluten kommer.
1. Börja med utfallet hittills i år. Redovisningen visar vad årets första nio månader faktiskt gav. Det är en bättre utgångspunkt än förra årets budget. Vad blev annorlunda än du trodde, och varför?
2. Sätt intäkterna per kund eller tjänstetyp. En enda summa säger inte var marginalen finns. I det andra caset på resultatsidan, Palles Trädgårdstjänst AB, var det till exempel uppdelningen per tjänstetyp som visade vilka uppdrag som var lönsamma och vilka som bara fyllde kalendern.
3. Skriv in besluten som egna rader. En anställning, en investering eller en prishöjning ska synas för sig, med en månad. På så sätt ser du vad budgeten bygger på, och vad som händer om ett beslut skjuts upp.
4. Lägg budgeten i likviditetsplanen. Budgeten visar resultatet, men inte när pengarna kommer in och går ut. Därför behöver den också läggas ut månad för månad, så att du ser vilken månad som blir trång. Hur en sådan plan ser ut har vi beskrivit i likviditetsplanering i ett ägarlett bolag.
Efter januari: följ upp, skriv inte om
En budget som skrivs om varje gång verkligheten avviker slutar fungera som ram. Låt den i stället ligga fast och jämför utfallet med den, månad för månad eller kvartal för kvartal. Nya bedömningar kan läggas i en prognos vid sidan av.
När avvikelsen är stor är det en fråga, inte ett misslyckande. Varför kom intäkterna senare? Var det en kund, en säsong eller ett beslut som inte blev av? Det är de frågorna som gör budgeten användbar även i maj.
Budgetering i Bas – så arbetar vi med tillväxtbolag i Stockholm
I Bas hålls sex till åtta möten om året, fördelade över vår och höst. Höstmötena handlar om framåtblick, alltså vad nästa år ska kosta och vad det ska ge. Hur hela året ser ut beskriver vi i sex till åtta möten om året.
Inför varje möte tas en lägesbild fram ur redovisningen, efter ditt samtycke. Vi bokför inte och tar inte över budgetarbetet. I stället går vi igenom budgeten med dig, ställer frågorna bakom siffrorna och följer upp besluten på nästa möte.
Passar det här ditt bolag?
Budgetering med oss passar dig som driver ett tillväxtbolag, i Stockholm eller på annat håll, och som behöver någon att pröva nästa års beslut mot innan de fattas. Mötena hålls normalt via telefon eller video. Det passar däremot mindre bra om du söker någon som tar fram en budget åt dig och sedan lämnar den i en pärm.
Oktober är ingen magisk månad. Men den ligger tillräckligt tidigt för att budgeten ska hinna användas, och tillräckligt sent för att årets siffror ska säga något.
Ta samtalet först
Vi börjar alltid med ett förutsättningslöst samtal. Du berättar var bolaget står, vi säger rakt ut om vi tror att vi kan hjälpa till och på vilken nivå i rådgivningsresan det i så fall börjar.
Det kostar ingenting och binder dig inte till något.
Vill du höra av dig direkt? Skriv till info@aclaris.se eller ring 010-160 40 48. Har bolaget brutet räkenskapsår gäller samma resonemang, bara förskjutet i tiden. Vad det innebär förklarar Bolagsverket på sin sida om räkenskapsår för aktiebolag.
Ta första steget, ett samtal, inga åtaganden.
Vi börjar alltid med ett förutsättningslöst samtal för att se om upplägget känns rätt för båda parter. Berätta var ditt bolag står, så föreslår vi en nivå att börja på. Fyll i formuläret nedan, så hör vi av oss inom en arbetsdag.
